Was ist die Document Capture?
Document Capture ist der Schlüssel zur modernen Rechnungseingangsverarbeitung: Eine intelligente Lösung, die papierbasierte und digitale Belege, insbesondere Rechnungen, automatisch erfasst, ausliest, klassifiziert und weiterverarbeitet – ganz ohne manuelle Eingriffe.
Mithilfe fortschrittlicher OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden Inhalte präzise erkannt und digitalisiert. Das Ergebnis: strukturierte Daten, die direkt für Genehmigungs- und Buchungsprozesse genutzt werden können – vollständig integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Wozu benötigt man Document Capture?
In vielen Unternehmen läuft die Rechnungsverarbeitung noch manuell – mit hohem Zeitaufwand, fehleranfälligen Prozessen und fehlender Transparenz. Besonders bei mehreren Standorten oder länderspezifischen Anforderungen wird die Bearbeitung schnell komplex. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Effizienz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit.
Document Capture schafft hier Abhilfe: Rechnungen und Belege werden automatisiert erfasst, ausgelesen, geprüft und verarbeitet – ohne Medienbrüche, ohne manuelle Eingabe. So lassen sich Prozesse deutlich beschleunigen, Fehlerquellen minimieren und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten. Wer moderne Buchhaltungsprozesse etablieren möchte, kommt an einer automatisierten Dokumentenerfassung nicht vorbei.
Warum sollte man Document Capture nutzen?
Kosten- und Zeitersparnis
Weniger manuelle Tätigkeiten bedeuten mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben.
Effizienzgewinn
Beschleunigung der Prozesse durch Automatisierung.
Rechtssicherheit
Digitale Archivierung und Indexierung erfüll GoBD-Anforderungen.
Integration
Vollständige Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV.
Wie sieht die Lösung dazu aus?
Document Capture ist ein mächtiges Tool mit vielen Modulen:
- Automatische Einrichtung und Konfiguration per Standardvorlage
- OCR-Erkennung für Rechnungsdaten (z. B. Nummer, Datum, Betrag)
- Stapelverarbeitung und Registrierung von Rechnungen/Gutschriften
- Betrugsprüfung bei geänderten Zahlungsdaten
- Unterstützung für Einkaufsrechnungen, Gutschriften und XML‑Belege (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, Peppol)
- Integration mit Continia Delivery Network
- Verwaltung und Versand elektronischer Dokumente (inkl. e‑Billing)
- Dedizierte E-Mail‑Adressen zur Verarbeitung von Anhängen
- Manuelles Teilen/Zusammenfügen von PDF‑Belegen
- Konfigurierbare Feld‑Vorlagen
- Benachrichtigungen: offene Belege, OCR‑Kontingentwarnung
- Aufteilung von Rechnungsbeträgen nach Dimension
- Erstellung von Sachkontenzeilen bei Kleinbeträgen
- Drag‑and‑Drop Upload
- Volltext‑Archiv mit Secure Archive (VOI‑CERT)
- Exportfunktion für Wirtschaftsprüfungen
- Datenschutzfunktion: automatische Löschung alter Dokumentdaten
- Duplikaterkennung bei Expense Management
- Integration mit Continia Sustainability
- Automatische Anlage von Kreditoren/Debitoren aus XML‑Belegen
- Zentrales Help‑Hub („Continia Hub“)
- KI-gestützte Zeilenerkennung auf Belegen
- KI-Verarbeitung von Verkaufsdokumenten (Debitoren‑Erkennung)
- Automatische Zeilenberechnungen bei fehlenden Werten
- Unbegrenzte Belegarten (z. B. Verträge, Lieferscheine)
- Automatisierte Trennung gemischter PDF‑Dokumente
- Mandanten-ID‑Erkennung per E‑Mail‑Zieladresse
- Automatische Preisprüfung auf Zeilen
- Automatisches Erstellen und Aktualisieren von Bestellungen
- Verarbeitung von Vorauszahlungsrechnungen mit Zuordnung
- Automatische Zuweisung von Artikel‑Zu‑/Abschlägen
- Aktualisierung von Einkaufsbestellungen basierend auf Liefer-/Wareneingangsdaten
- Web Approval Portal für orts- und geräteunabhängige Genehmigungen
- Genehmigung von Bestellungen und Retouren
- Automatische Genehmigungen bei Schwellenwerten (mit Order Matching)
- Flexible Genehmigungsabläufe und -zuweisungen
- Geteilte Genehmigungen mit Benachrichtigungen
- Vier‑Augen‑Prinzip und erzwungene Genehmigung durch Superuser
- „Zurückstellen“-Funktion für vorläufig geprüfte Belege
- Benutzerdefinierte Genehmigerlisten
- E-Mail‑Benachrichtigungen an Genehmigende
- Vertretungsregelung bei Abwesenheit
- Dokumentenweiterleitung innerhalb des Workflows
- Prüfungen für Betrag und Dimensionen
- Konto- und Dimensions‑Berechtigungen
- Transparenz: Protokoll aller Freigabeversionen
- Option auf Interimsbuchungen vor endgültiger Genehmigung
- Unternehmens- und mandantenübergreifende Genehmigungsansicht
- Hervorhebung relevanter Zeilen für Genehmiger
- Automatischer Abgleich mit Bestellungen, Eingängen, Retouren
- Betrag-basierter Abgleich nach Bestellnummer und Summe
- Zeilen-genauer Abgleich (Artikel, Menge, Preis) bei der Funktion „Advanced Capture“
- Einheit-agnostischer Abgleich bei Mengendifferenzen
- Übersichtsdashboard für Abgleiche
- Hinzufügen/Aufteilen von Bestellzeilen im Abgleich
- Fehlertoleranz für Preisabweichungen
- Abgleich unter Einbezug von Serien-/Chargennummern
- Verarbeitung von Sammel- und Teilrechnungen
- Anbindung an Lieferanten-Referenzen auf Zeilenebene
- Sichtbare Hervorhebung von Änderungsparametern (Menge/Preis/Lieferdatum) bei Bestellupdates
continia.com
- Zentrale Verwaltung aller Verträge, Abonnements, und wiederkehrenden Kosten
- Rechnungen als Vertragsrechnungen registrieren und Vertragsdaten automatisiert befüllen
- Intuitive Vertragsprüfung inklusive Kommentar- und Dokumentanhang in ERP-System und Portal
- Automatische Freigabe wiederkehrender Rechnungen innerhalb definierter Grenzen
- Übersicht über Erneuerungstermine und Jahresprüfung
- E-Mail-Erinnerungen bei Vertragsprüfung
- Protokolle & Statistiken zum Vertragsverlauf
- „Purchase Contract Intelligence“: KI‑gestützter Vorschlagsgenerator für Vertragsanlage
Warum wir der richtige Partner sind
- Mehr als 15 Jahre Erfahrung bei der Einführung von Business Software
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Häufig gestellte Fragen zu Document Capture
Document Capture kann eine Vielzahl von Dokumentenformaten verarbeiten, darunter PDF, x-Rechnung, gescannte Bilder uvm.
Document Capture liest und extrahiert mithilfe von OCR-Technologie automatisch relevante Informationen aus gescannten Dokumenten oder PDFs, die dann zur weiteren Verarbeitung verwendet werden.
Ja, Document Capture erkennt und verarbeitet Dokumente in verschiedenen Sprachen. Eine Übersicht aller aktuell unterstützten Sprachen finden Sie hier.
Nutzen Sie dafür ganz einfach den ROI Rechner von Continia.
Document Capture ist ab Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 einsetzbar.
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